Joe Kuhn đã chia sẻ những bài học kinh nghiệm của mình trong suốt 32 năm làm việc tại nhà máy.
“Tôi đã làm việc trong các nhà máy sản xuất trong suốt 32 năm. Không phải với tư cách là một nhà cố vấn mà nhiệm vụ của tôi chịu trách nhiệm về kết quả sản suất. Các nhiệm vụ của tôi đảm nhận bao gồm kỹ sư bảo trì, giám đốc bảo trì, giám đốc vận hành, giám đốc nhà máy và giám đốc độ tin cậy và bảo dưỡng toàn cầu. Tôi đã nghỉ hưu và bây giờ đảm nhận với tư cách là nhà cố vấn từ những bài học kinh nghiệm qua thất bại và thành công cho thế hệ sau. Khi bạn lập kế hoạch hành động vào năm 2024, bạn có thể tìm hiểu và đánh giá 10 Sự thật về Độ tin cậy và Bảo dưỡng mà tôi đã khám phá được trong hành trình của mình.”
Tôi có một câu chuyện dài về việc thất bại và học cách trải nghiệm khám phá. Thật khiêm tốn khi nói rằng ngay từ đầu trong sự nghiệp của mình, tôi đã tin vào điều ngược lại với những sự thật này. Có lẽ bây giờ bạn đang đọc một hoặc nhiều cuốn sách với thái độ hoài nghi tương tự. Hãy để tôi giúp bạn hiểu những kết luận này.
1. Hoạt động an toàn của thiết bị.
Ai sẽ chịu trách nhiệm về độ an toàn của chiếc xe của bạn? Thợ bảo dưỡng ở cửa hàng hay bạn là người vận hành? Rõ ràng là ai cũng có phần trách nhiệm. Người vận hành quyết định thời điểm đưa xe vào cửa hàng bảo dưỡng, sau đó đồng ý và thanh toán cho mọi chi phí đã thực hiện. Người vận hành có trách nhiệm lái xe theo đúng thông tin kỹ thuật thiết kế, lưu ý những bất thường về cảm giác (ví dụ: tiếng ồn động cơ) và thực hiện bảo trì nhỏ (ví dụ: bơm hơi vào lốp). Người thợ bảo dưỡng chịu trách nhiệm về chuyên môn kỹ thuật, tư vấn, đề xuất cho các sản phẩm thay thế và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Cả hai đều liên quan đến độ an toàn, thiết bị hoạt động bình thường, nhưng rõ ràng người chủ là “người quyết định” và người thợ bảo dưỡng là “cố vấn”. Tại các nhà máy, vai trò của chủ sở hữu là người vận hành và vai trò của cố vấn là các kỹ sư bảo trì và kỹ thuật nhà máy.
2. Mọi hành động bảo trì, bảo dưỡng đều loại bỏ các hư hỏng không đáng có, thiết bị vận hành trơn tru, an toàn.
Tại sao bạn thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng trên thiết bị? Để kéo dài thời gian giữa các lần hư hỏng? Để duy trì tốc độ thiết bị hoạt động an toàn? Để đảm bảo chất lượng sản phẩm? Tại sao chúng ta lập kế hoạch làm việc?
Trả lời: Để cải thiện sự an toàn, hiệu quả làm việc của thiết bị và độ chính xác của người vận hành, thiết bị. Các hành động này làm giảm thiểu các hư hỏng bất ngờ, không đáng có, làm giảm thiểu các yêu cầu cắt giảm chi phí vô lý mà không có tác dụng.
3. Cách duy nhất để phát hiện các vấn đề trong nhà máy của bạn là quan sát, đánh giá các thông tin thật kỹ lưỡng.
Có một khoảng cách lớn giữa những thông tin trong phòng họp thông qua KPI và ý kiến so với thực tế tại xưởng sản xuất. Ý kiến và KPI sẽ định hướng cho bạn, nhưng đừng đánh giá thấp khả năng quan sát, đánh giá của bạn. Tôi khuyên bạn nên quan sát, đánh giá công việc ít nhất là 8 giờ. Ví dụ: Nếu bạn đang xem xét tính hiệu quả của công việc đã được lên kế hoạch, tôi khuyên bạn nên lập ba nhóm, mỗi nhóm hai người để quan sát ba công việc được lên kế hoạch khác nhau trong cả một ca làm việc (mỗi nhóm một công việc). Tôi lặp lại điều này liên tiếp trong ba ngày. Quá trình này không những nêu chi tiết các vấn đề hiện có mà còn phát hiện các phương án cải thiện tốt hơn, công việc sẽ thực hiện nhanh trong vòng chưa đầy 30 ngày. Do đó, hiệu suất làm việc được đảm bảo.
4. Biết được các vấn đề trong nhà máy sẽ định hướng các kế hoạch hành động của bạn.
Việc thực hiện các hành động bảo dưỡng ngẫu nhiên mà không biết rõ các vấn đề tồn tại trong nhà máy của bạn là một điều ngu ngốc. Bạn sẽ không nhận được kết quả mong muốn, điều này sẽ ảnh hưởng đến lòng tin của các nhà đầu tư và ban lãnh đạo của bạn. Kết quả nhanh chóng, hiệu quả, chuẩn xác từ việc ưu tiên giải quyết các vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến nhà máy của bạn. Điều này mang lại sự tín nhiệm và niềm tin của nhà đầu tư và ban giám đốc nhà máy.
5. Mọi kỹ thuật viên đến làm việc hôm nay đều muốn tự hào về công việc của mình.
Một quan sát phổ biến tại các nhà máy là thấy những người bảo trì họ chỉ ngồi chơi hay lái xe xung quanh nhà máy chứ không thực hiện công việc của mình; một sự lãng phí rất lớn phải không? Họ có lười biếng không? Trong nhiều năm, tôi đã cố gắng triển khai các hoạt động khác nhau để các nhóm làm việc này cải thiện tình trạng kém hiệu quả. Khi tôi thực hiện quan sát chuyên sâu, đi bộ một dặm bằng đôi giày của họ, tôi nhận ra vấn đề nằm ở tôi. Các nhân viên không phải là vấn đề, chính các hoạt động của tôi đã hạn chế họ. Một thử nghiệm về suy nghĩ: bạn sẽ làm gì khác biệt ở nhà máy của mình nếu bạn thực sự tin rằng hôm nay mọi người đều muốn làm tốt công việc?
6. Thói quen tốt thay đổi từng trải nghiệm một.
Các nhà lãnh đạo mong đợi phải thay đổi một thói quen, một văn hoá tốt. Nhiều năm trước, trong một lớp đào tạo , tôi đã học được rằng thói quen tốt sẽ bắt nguồn từ những trải nghiệm của chúng ta, thúc đẩy niềm tin của chúng ta dẫn đến hành động của chúng ta. Những hành động này tạo ra kết quả. Do đó, thói quen sẽ được thay đổi bằng cách đơn giản là tạo ra những trải nghiệm mới. Thách thức của tôi là tạo ra những trải nghiệm này một cách có chủ đích hàng tuần. Tôi nhận thấy điều này rất có hữu ích
7. Con đường duy nhất để giảm thiểu các hư hỏng thiết bị đột xuất là thực hiện bảo dưỡng theo kế hoạch
Quản lý phòng bảo trì nghĩ rằng: “Chúng tôi sẽ bắt đầu triển khai các biện pháp hành động tốt nhất ngay sau khi chúng tôi xử lý các vấn đề phát sinh đột xuất”. Thật không may, tuần tới, tháng tới và quý tới sẽ còn tồi tệ hơn. Mọi nhà lãnh đạo đều phải tìm cách bắt đầu thực hiện công việc theo kế hoạch ngay hôm nay. Nếu nhà máy của bạn đang bảo trì với kế hoạch là 100%, hãy bắt đầu vào tuần tới với khối lượng công việc là 5% công việc và sau đó tăng tỷ lệ này trong những tuần tới. Bảo trì theo kế hoạch sẽ luôn được ưu tiên hơn so với công việc ngoài kế hoạch nếu không có sự can thiệp của lãnh đạo. Cân nhắc phân công hai người (tổng số nhân viên: 20 người) cho công việc đã lên kế hoạch vào tuần tới. Nói với người quản lý rằng hai người này không thể bị kéo vào công việc bảo trì ngoài kế hoạch, nếu không có sự chấp thuận của lãnh đạo quản lý nhà máy. Cái nhìn sâu sắc: người quản lý sẽ tìm ra những cách khác để hoàn thành công việc mà không cần lôi kéo hai nhân viên kỹ thuật này. Điều này có thể bao gồm việc ưu tiên công việc và làm thêm giờ. Việc duy trì công việc theo kế hoạch phải được ưu tiên.
8. Nhà máy của bạn không khác biệt, cũng như không đặc biệt
Tôi đã dành nhiều thời gian với các nhà tư vấn và lãnh đạo công ty để tranh luận rằng không phải tất cả các biện pháp thực tiễn tốt nhất đều có thể áp dụng được ở nhà máy của tôi vì tình huống đặc biệt của chúng tôi—thiết bị của chúng tôi đã cũ, chúng tôi có một đội ngũ mạnh mẽ nhưng chúng tôi đang thiếu nhân lực, chúng tôi đang sản xuất một sản phẩm, bây giờ không phải là thời điểm tốt vì chúng ta đang tiến hành kiểm toán doanh nghiệp; chúng tôi không có tiền, v.v. Mọi người đều gặp phải những vấn đề này..
Một khi bạn chấp nhận rằng mọi thực tiễn tốt nhất về độ tin cậy và bảo dưỡng nhắm vào việc loại bỏ lãng phí, lý do này sẽ không còn nữa vì mỗi quy trình đều có lãng phí. Tôi tin rằng lý do này đã nảy sinh do sai lầm của công ty là triển khai các phương pháp một cách tùy ý và hy vọng sẽ có kết quả. Điều này luôn thất bại.
9. Các đánh giá về độ tin cậy ít giá trị.
Thường thì, bước khởi đầu của một hành trình về độ tin cậy là một đánh giá từ một chuyên gia. Nhà máy trả 50.000 đô la cho một công ty đến và đưa ra một điểm số về 29 yếu tố cần thiết của một thói quen đáng tin cậy. Nhà máy nhận được một điểm số thấp và một đề xuất để nâng điểm số trong vòng ba năm tới với một mức phí lớn hơn nhiều. Tôi đã phát hiện ra một số nhược điểm nguy hiểm cho phương pháp này:
- Tôi chưa bao giờ trải qua các đánh giá này được dựa việc quan sát chặt chẽ để hiểu rõ các lãng phí của nhà máy mà thay vào đó lấy kiến, chỉ số KPI , kinh nghiệm và một lượng quan sát không đáng kể.
- Tôi không nên ủy thác trách nhiệm của mình, tôi nên tự biết điều này thông qua việc quan sát và biết các phương pháp thực hành tốt nhất. Việc giao phó là một dấu hiệu cho thấy sự thiếu cam kết cần thiết cho sự thay đổi thói quen tốt.
- Các đánh giá không nêu chi tiết mức độ ưu tiên để thực hiện các phương pháp phù hợp nhất. Các hành động đơn giản, có tác động để giải quyết lãng phí không được xác định. Điều này rất quan trọng để đạt được những kết quả nhanh chóng, làm hài lòng nhà đầu tư.
- 000 USD có thể được sử dụng hiệu quả hơn bằng cách thực hiện 10 hoặc nhiều giải pháp từ những quan sát của bạn. Ví dụ: ghi nhãn điểm bôi trơn, kính quan sát, ống hút ẩm và sửa chữa rò rỉ.
- Hầu hết các tổ chức đang tìm kiếm một biện pháp sửa chữa nhanh chóng và hy vọng rằng chúng ta có thể chuyển từ bảo trì đột xuất 100% sang bảo trì theo kế hoạch là 90% trong sáu tháng tới. Bạn đang bắt tay vào một sự thay đổi thói quen tốt mà chúng ta nên thực hiện.
- Các chuyên gia có vai trò tư vấn cho bạn, nhưng đó không phải là việc phát hiện ra vấn đề mà là đào tạo chuyên môn kỹ thuât để giải quyết các vấn đề lãng phí mà bạn cần xử lý.
10. Bạn nên làm các báo cáo phản hồi các tình trạng xử ly vấn để đã được khắc phục
Nếu bạn quan tâm đến việc bảo trì và độ an toàn vận hành thiết bị, bạn cần phải làm các báo cáo về phân tích, xử lý vấn đề được ưu tiên thực hiện. Ví dụ: Nếu bạn giải quyết vấn đề và xử lý các lỗi bôi trơn trên hệ thống động cơ/máy bơm, giảm lỗi từ 25 xuống 10 lỗi trong vòng một năm, làm sao mọi người biết được? Tôi thích nói: “Không ai biết những thất bại mà bạn không gặp phải”. Ghi chép cho việc giảm 15 lỗi, kết hợp với các giải pháp, tính toán mức độ tiết kiệm về thời gian, vật liệu và sản xuất. Tại nhà máy cuối cùng tôi làm việc, chúng tôi đã báo cáo các giải pháp thành công mỗi tuần với lãnh đạo nhà máy. Báo cáo bao gồm hình ảnh về thiết bị, những người liên quan, hành động được thực hiện. Các báo cáo này vô cùng quý giá trong thời kỳ kinh doanh suy thoái không thể tránh khỏi khi ban lãnh đạo đang tìm cách cắt giảm. Độ tin cậy về báo cáo sẽ khuyến khích cắt giảm ở bộ phận khác.
10 Sự thật này đã giúp ích rất nhiều cho tôi và những kết quả mà tôi đạt được nếu bởi tôi biết và chấp nhận 10 sự thật từ đầu trong sự nghiệp của mình. Hãy cân nhắc việc chấp nhận 10 Sự thật này trong sự nghiệp của bạn. Cụ thể, hãy yêu cầu thảo luận về những Sự thật này trong cuộc họp lãnh đạo công ty ở lần kế tiếp.
